Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Ab dem 1. Januar 2023 wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland eingeführt. Was du als Arbeitnehmer dennoch tun musst, erfährst du hier.

Was macht die eAU?

Die eAU ist ein digitales Dokument, das eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt, also eine digitale Krankmeldung ausstellt. Im Gegensatz zur klassischen 3-fach AU-Bescheinigung (Patient, Arbeitgeber und Krankenkasse) wird die eAU von einem Arzt direkt digital an die Krankenkasse übermittelt. Den sogenannten gelben Schein gibt es nicht mehr. Man bekommt nur noch die Patientenausfertigung in Papierform ausgehändigt. Noch einmal kurz erklärt:

eAU – Wer muss was machen?

Arbeitnehmer

1. In der Arztpraxis krankmelden
2. Arbeitgeber anrufen und über Ausfall und Dauer informieren

Arztpraxis

1. AU-Patientenausfertigung aushändigen
2. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkassen übermitteln.

Krankenkasse

1. eAU bereitstellen

Arbeitgeber

1. eAU bei der Krankenkasse abrufen

Wie ruft der Arbeitgeber die eAU ab?

Alle Arbeitgeber müssen ab dem 01.01.2023 verpflichtend die eAU elektronisch über deren Verwaltungssoftware/Kommunikationsserver bei der Krankenkasse anfordern. Diese wiederum stellt die eAU frei zum Abruf. Wer keine Software bisher nutzt, kann die Daten über „SV . NET“ über das Formular „Anforderung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“. Dazu gibt es auch ein Anleitungsvideo und alle weiteren Infos bei ITSG von „SV . NET“. Wo die eAU abzurufen ist, hängt somit von der genutzten Software ab.

Vorteile der eAU

Die Einführung der eAU bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlreiche Vorteile. Arbeitnehmer müssen sich nicht mehr um den Versand der AU-Bescheinigung kümmern und können sich schneller und einfacher krankmelden. Arbeitgeber erhalten die AU-Bescheinigung schneller und können schneller reagieren und das Tagesgeschäft besser planen.

Neben der Zeitersparnis bietet die eAU auch eine höhere Sicherheit und Datenschutz. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt und gesichert. Auch die Speicherung der Daten erfolgt auf sicheren und geschützten Servern.
Der Arbeitgeber kann auch nicht mehr sagen, er hätte nie eine Krankmeldung gesehen, was öfter zu Problemen für die Lohnfortzahlung führte.

Des Weiteren fallen unvorhergesehene Abmahnungen bei den Arbeitnehmern weg, die nicht wussten, dass Die Krankmeldung nicht gesetzlich nach drei Tagen beim Arbeitgeber sein muss, sondern oft schon am nächsten Tag. Dafür sorgt der § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG: „Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen“.

Weiterhin Pflicht

Das musst du als Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit weiterhin machen: Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG bist du weiterhin verpflichtet, deinem Arbeitgeber bei Krankheit unverzüglich den Ausfall und die voraussichtliche Dauer des Ausfalls nennen. Mehr zum Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) des § 5 Anzeige- und Nachweispflichten, erfährst du hier.

Privatversicherte

Bei Nicht-GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) ändert sich erst einmal nichts. Sie erhalten weiterhin alle drei Ausfertigungen der AU ausgedruckt.

eAU: Was ändert sich 2024

Ab 2024 gibt es einige Änderungen im Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland:

1. Tagesstationäre Behandlungen: Ab dem 1. Januar 2024 werden tagesstationäre Behandlungen, also Behandlungen im Krankenhaus, bei denen die Patienten nur tagsüber im Krankenhaus sind und nachts zu Hause übernachten, als eAU durch die Krankenhäuser übermittelt. Andere teilstationäre Behandlungen bleiben dagegen dauerhaft vom eAU-Verfahren ausgeschlossen.
2. Krankenkassenwechsel: Wenn Beschäftigte ab 2024 die Krankenkasse wechseln, erfolgt ein Datenaustausch zwischen den betroffenen Krankenkassen elektronisch. Der bisherige Austausch in Papierform entfällt.
3. Anbindung der Bundesagentur für Arbeit: Die Bundesagentur für Arbeit wird ab dem 1. Januar 2024 an das eAU-Verfahren angebunden. Das bedeutet, dass arbeitslos gemeldete Personen ihre Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen und der Agentur für Arbeit anschließend Beginn und Dauer mitteilen. Eine physische Bescheinigung muss nicht mehr vorgelegt werden, die Agentur für Arbeit kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse abrufen.
4. Verlängerung der Speicherfrist: Ab 2024 erfolgt die Löschung der bereitgestellten eAU-Daten erst nach 42 Tagen (bisher 30 Tage). Dies gibt Arbeitgebern und Steuerberatenden mehr Zeit, die Daten abzurufen.

Diese Änderungen dienen dazu, das Verfahren zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, indem unnötige Papierformulare reduziert und der Datenaustausch beschleunigt werden. Arbeitgeber und Steuerberatende sind weiterhin verpflichtet, die AU-Daten ihrer Beschäftigten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen, und Beschäftigte müssen ihre Vorgesetzten unverzüglich über eine Krankheit informieren.

Weitere Informationen zu diesen Änderungen finden sich auf den Webseiten der Bundesagentur für Arbeit​​.

Fazit

Die Einführung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland stellt einen großen Fortschritt in der Abwicklung von Krankmeldungen dar. Durch die digitale Übertragung der AU-Bescheinigung werden sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber entlastet. Zeitaufwendige und fehleranfällige Prozesse werden eingespart und die Sicherheit und der Datenschutz der Daten werden verbessert.

Obwohl die Umstellung auf die eAU eine Veränderung darstellt, wurde dafür gesorgt, dass die Anpassung so reibungslos wie möglich verläuft. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben eine Übergangszeit von drei Monaten, in der die klassische AU-Bescheinigung noch verwendet werden kann. Auch die Registrierung für die Nutzung der eAU ist einfach und unkompliziert. Sollte dein Arzt demnach weiterhin mit gelben Zetteln arbeiten, so musst du diese noch eine Weile weiterhin so behandeln wie die Jahre davor.